Cuando un doctor desea saber cómo están sus sistemas vitales acude a diversas herramientas como tomografía, radiografías, ecografías, endoscopías, entre otras, y se tiene una imagen actual de la parte interna y cómo están funcionando en conjunto los diversos sistemas, respiratorios, digestivos, reproductor, etc. Y cada uno cumple su función interna, otros dependen uno del otro, de esa misma manera se interpretan los procesos (no áreas, procesos) de la organización. Entiéndase como procesos empresarial una parte de las operaciones de la empresa vista de manera horizontal, es decir, donde intervienen muchas áreas para el logro de una parte de las operaciones. Veamos más a detalle cómo se comprende un mapa de proceso.

Componentes

Si bien es cierto se debe partir por colocar todos los procesos en un lienzo, estos deben ser clasificados en una de las tres regiones que comprende un mapa de procesos, y estos son: Los procesos estratégicos, los cuales contienen a los procesos que ejecuta la alta dirección o la gerencia e informa a la C-Suite (gama de jefes), también aquí se encuentran los sistemas de normas ISO que debe cumplir la organización, revisiones de alta dirección entre otros relacionadas. Los procesos operativos, aquí se colocan los procesos que ejecuta la empresa en su día a día y que son de vital importancia, por ejemplo si la empresa es una universidad privada, su proceso principal es en brindar clases de calidad educativa superior, luego está el brindar programaciones coherentes de clases y recursos como laboratorios, docentes, materiales, entre otros. Los procesos de apoyo, son los procesos que la empresa debe tener para sostenerse pero no es del día a día, por ejemplo, regresando a la universidad privada, deberá haber un proceso de declaración de impuestos, un proceso de selección de docentes, un procesos de marketing, entre otros. No es su core principal hacer marketing, pero sin embargo es un apoyo para la empresa.

Herramientas

No es necesario ser exquisitos con la herramienta que brindará soporte al mapa de procesos, lo puede realizar con Microsoft Office, Word, Power Point, Visio, etc. o hasta en un papel dibujado. La clave está en que sea entendible y se pueda brindar mantenimiento en el tiempo por otros colaboradores. Sin embargo conceptualmente podemos apoyarnos en formas de diagramas ya establecidos para el manejo de procesos, como Diagrama SIPOC, Diagrama de tortuga o el mapa de procesos convencional.

Entendimiento

Como se mencionó anteriormente, es importante que se coloquen los procesos, no la áreas, y esto suele confundirse muchas veces, por ejemplo, el área de cobranza tiene varios procesos como: proceso de emisión de facturas, procesos de registro de cobranza y procesos de liquidación de cobranza, y por ejemplo, en la emisión de facturas puede que sea importante que participe la gerencia de finanzas para su aprobación, o tesorería para que brinde su visto bueno, o el área de sistema para la emisión del reporte. Entonces entiéndase que en un proceso pueden participar varias áreas y que no es exclusividad de una área. Por lo tanto, esto ¿Qué nos dice?, que sí, que debe existir un área responsable de todo un proceso, y más que área un responsable que vele por el cumplimiento de los indicadores de los procesos establecidos.

Consejo audit

Para la generación de valor es clave contar con un mapa de proceso puesto que éste brindará el panorama al que se rige la cadena de valor, y ayuda a identificar los puntos débiles en la organización cuando ya se aterrizan en indicadores, convirtiendo a la organización en una empresa gestionada por procesos y no por funciones. En audit nos enfocamos en ello y apoyamos a su empresa en tener una clara visión de sus procesos y cómo Ud. podrá autogestiones su mapa de proceso en el futuro.