Muchos marcos de gestión de riesgos y control de productividad mencionan a la gestión de la capacidad una gestión clave dentro de la parte operativa, esto se debe a que es necesario tener una perspectiva coherente de lo que se está usando, cómo se está usando y cómo éstos afectan a la gestión de recursos financieros de la empresa. Sí, financieramente, la gestión de la capacidad en las organizaciones deben estar enfocadas en el cuidado de gastos innecesarios ante una mala toma de decisiones.

Primer paso

Uno de los primeros pasos en el que nos centramos cuando visitamos a nuestros clientes es revisar las tecnologías que utiliza, y saber en qué modalidad despliega sus soluciones, es decir, si son en la nube, OnPremise o un híbrido de ambos, estos es fundamental ya que ambas modalidades tienen particularidades de monitoreo de la capacidad, mientras que en OnPremise se tiene un control total de los recursos pero es más costoso, Cloud Computing o nube ofrece menor costo pero mucha limitación de control de los recursos y dependemos de los servicios de monitoreo del proveedor. En esta modalidad es importante conocer al proveedor, saber con qué certificaciones internacionales cuenta para saber que hay entidades reguladoras que protegen mi información y además cumple con lo que ofrece, sobre todo en el tema de la privacidad de la información. Cumpliendo este reconocimiento se deberá revisar los controles de monitoreo y las limitaciones de cada recursos y cuánto está dispuesta la organización en consumir para su presupuesto, y consumir en caso de emergencias.

Capacidades

Las capacidades en general deben estar expresadas en forma cuantitativa, como por ejemplo, cantidad de Gigabytes soportados por un disco duro, cantidad de Mbps que transfiere cierta red, cantidad de conexiones concurrentes de un servicio, entre otros. Con esto el que toma la decisión, que puede ser un Jefe de Sistemas, Jefe de Producción o Gerente de Sistemas decidirá si ampliar o no la capacidad y bajo que costo/beneficio, ya que no es cuestión de aumentar por aumentar, todo deberá estar justificado y bajo una coherencia a favor de la rentabilidad de la organización. Esta parte es una de las más importantes para el Gerente o Jefe encargado, ya que deberá evaluar los riesgos adherentes a la decisión tomada, porque suelen ser acompañadas de incertidumbres jamás palpadas, nuevas experiencias, cosas desconocidas, sin embargo si no se cuenta con el liderazgo correspondiente el beneficio podría ser negativo por falta de dirección de aumento de capacidad.

Proyecciones

No sólo es vivir el presente para la gestión de la capacidad, es vital tener proyecciones de consumo y de costos que permita una coherente escalabilidad de consumo de sistemas de información acorde a la escalabilidad del negocio, ya que como toda organización desea crecer, y con el tiempo el uso de recursos tecnológicos también lo harán. Una revisión de ratios de crecimiento vertical y horizontal de la contabilidad del área de sistemas (si es que la organización lo ha dividido por áreas) es un factor para análisis predictivo. Agregando el contexto nacional y coyuntura política a la que rige la organización, porque recuerde que un territorio nacional está sujeto a leyes que establece el poder legislativo y en ocasiones podría afectar directamente al mercado empresarial, por ejemplo: Facturación electrónica, cumplimiento con la Ley de Protección de Datos Personales, etc. Esto y viendo el accionar de la junta directiva y la toma de decisiones que se han estado llevando a cabo, deben regir para sus proyecciones.

Consejo audit

No permita que su empresa vaya a la deriva, si es grande de repente es una labor que se está coordinando entre finanzas y sistemas, pero asegúrese que estén correctamente comunicados, y que sistemas esté altamente capacitado para presentar las finanzas actuales y de proyecciones con respecto a su capacidad. En audit apoyamos a que el lenguaje entre su área de finanzas y su área de sistemas sea común y comprensible para una mejor toma de decisiones.